Overdracht = Overtikken

Weblog

Stationshal Den Haag Centraal

Het is niet het meest geliefde werkje van de gemiddelde medewerker van de afdeling Projecten van ProRail: het overdrachtsproces van alle projectgegevens naar de afdeling Asset Management. Dat een goede overdracht essentieel is voor het functioneren van ProRail snappen we allemaal. Dat projecten gerealiseerd worden om het resultaat te gebruiken en beheren, ook. En toch knaagt er iets als we bezig zijn met die overdracht.

Hoe komt het, dat de betrokken medewerkers weinig voldoening ervaren bij dat overdrachtsproces? De opening van een verbouwd station, nieuwe spoorlijn of viaduct geeft ons een enorm vreugdegevoel. Dat is de beloning waarvoor we bereid zijn menig tegenslag voor en tijdens de bouw zonder gemor te trotseren. Daarbij vergeleken voelt de overdracht als mosterd na de maaltijd. Waarom is de overdracht eigenlijk niet gewoon afgerond bij de oplevering?

Tijdens het ontwerp en bouwproces verzamelen de betrokken medewerkers een enorme hoeveelheid informatie. Velen malen meer zaken zijn onderzocht en vastgelegd dan voor het asset management proces nodig is. Overdracht is feitelijk het weggooien van informatie die niet meer relevant is. Op zich is een container neerzetten onder je raam en er flink wat overbodige documenten ingooien niet het meest gehate karweitje. Het lucht op om de resultaten van oude tegenslagen weg te kunnen kieperen. Dus dat is niet wat er knaagt.

Wat knaagt is het gevoel dat we eerder verzamelde informatie aan het overtikken zijn in een ander format. Overtikken vinden de meeste mensen een overbodig klusje. Het geeft weinig voldoening. Waarom slaan we de gegevens tijdens het ontwerp- en bouwproces niet direct op in het format waarmee de Asset Management systemen overweg kunnen? Bij de overdracht hoeven we dan alleen op “send” te drukken.

Om overtypen te vermijden, moeten Prorail Asset Management, ProRail Projecten, ingenieursbureaus en aannemers dezelfde taal gebruiken om objecten, relaties en eigenschappen te gebruiken. De verzamelde informatie hoeven we dan niet ‘plat te slaan’ in de vorm van PDF-documenten, maar kunnen we met elkaar delen in de vorm van data. Het programma SpoorData ontwikkelt op dit moment de benodigde tools hiervoor.

Door van Spoordata.nl een succes te maken verdwijnt op termijn een klus die de meeste medewerkers niet als plezant ervaren. Alleen dat moet al voldoende motivatie zijn om allemaal de schouders hieronder te zetten.